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Change Management

Erfahren Sie, was Change Management leistet und wie wir vorgehen

Unsere Expertise

Als Change Berater entwickeln wir im Auftrag unserer Kunden Veränderungsvorhaben und setzen sie mit dem Ansatz eines ganzheitlichen Change Managements um. Unser Schwerpunkt sind digitale und agile Transformationen. 

Die Funktion von Change Management

Die Aktivitäten im Change Management stärken die Bereitschaft, die Möglichkeiten und die Kompetenzen im Veränderungsprozess. Als Change Manager sind wir Analytiker, Change Architekten, Koordinatoren, Coach, Teamentwickler, Moderatoren, Kommunikatoren, Inputgeber und Anlaufstelle für die Beteiligten. In Fällen von Konflikten und Krisen sind wir Vermittler und Krisenmanager.

Erfolg durch nachhaltiges Change Management

Eine erfolgreiche Transformation basiert auf einer gründlichen Analyse: einen umfassenden Verstehensprozess der Situation, des Geschäftsmodells, der Kultur und der Beteiligungsmöglichkeiten unterschiedlicher Mitarbeitergruppen. Darauf aufbauend bilden wir eine Strategie, die als Orientierung für den Change bis zum Zielzustand dient. Oft brechen Change-Prozesse in der Mitte ab. Eine Strategie hat das Ziel, einen Veränderungsprozess über die gesamte Zeitdauer mit den spezifischen Phasen des Change hinweg zu begleiten. 

Bedarfe frühzeitig erkennen

Für das Change Management betrachten wir die Auswirkungen der geplanten Veränderung oder Transformation hinsichtlich Design und Kultur der jeweiligen Organisation. Bereits in dieser frühen Phase werden die Beteiligten aktiv eingebunden. Die Art und Weise der Beteiligung hängt von der Art der Veränderung ab: von sehr breit und offen angelegten Beteiligungskonzepten für strategische Projekte, bis hin zu Krisensituationen. zu In einer Krisensituation muss sie deutlich enger gefasst sein, als bei einer Kulturentwicklung.

Lesen Sie mehr zum Erfolgsfaktor Beteiligung.

Effizientes Vorgehen mit der Change Architektur

Die Herangehensweise an einen Veränderungsprozess benötigt einen tragfähigen und zielführenden Plan, der Ressourcen bündelt, Potenziale nutzt und stimmig zur Kultur des Unternehmens ist: Die Change Architektur. Grundlegend für die Erstellung ist die Veränderungsdiagnose. Die daraus resultierenden Erkenntnisse haben entscheidenden Einfluss auf die Change Architektur, und damit auch auf den Mix an Methoden und Interventionen die während der Transformation zum Einsatz kommen.  Elfsights entwickelt Architekturen, die zum einen effiziente Formen der Beteiligung ermöglichen und zum anderen vielfältige Kompetenzen aus Psychologie, Kommunikation, Organisationsentwicklung und Mediengestaltung beinhalten. 

Die Vision: Neues vorhersehbar machen

Wie sieht die Welt morgen aus? Wie werden wir zukünftig besser handeln? Mitarbeiter suchen in Veränderungsprozessen nach Antworten auf diese Fragen. Frühzeitiges Kommunizieren und systematisches Antizipieren von Veränderungen durch Methoden des Change Management ermöglichen es den Beteiligten, neue Gegebenheiten vorauszudenken und sich auf diese Veränderungen einzustellen. Dies ist eine wichtige Voraussetzung, um Umsetzungsmaßnahmen im Tagesgeschäft einzuplanen und ihnen den erforderlichen Raum zu geben. Je genauer sich Menschen Veränderungen vorstellen können, je mehr Sicherheit und Vertrauen gewinnen sie im Umgang damit. Deshalb ist es eine wichtige Aufgabe im Change Management, eine verstehbare Vision zu kommunizieren und die Geschichte der Veränderung Schritt für Schritt konkreter und erlebbar zu machen.

Sinn, Vertrauensbildung und Handlungskompetenz durch Partizipation

Das System der Beteiligung und das passende Timing ist ein Schlüssel für das Gelingen von Transformationen. Beteiligung, in der stimmigen Form gewählt und vermittelt, fördert die Glaubwürdigkeit des Vorhabens maßgeblich. Und das wiederum stärkt das Engagement: Beteiligung ist essentiell. Die Auswirkung einer beteiligungsorientierten Strategie zeigt sich im weiteren Verlauf durch ein kontinuierliches Anwachsen von Handlungskompetenz. Erst durch sie wird Veränderung nachhaltig möglich. Der Sinn einer Veränderung sollte bei allen Beteiligten klar sein. Der Sinn des Vorhabens hat eine ebenso wichtige Bedeutung wie der Grad der gelingenden Selbstorganisation, das übergreifende und abgestimmte Zusammenspiel in den Arbeitsprozessen und die Weiterentwicklung der Lern- und Verbesserungsmöglichkeiten. Beteiligung erzeugt den Herzschlag einer Veränderung.

Belastungen positiv gestalten

Nichts wird in Veränderungssituationen stärker gefordert als die menschliche Fähigkeit, sich auf neue, teilweise im Vorfeld nicht vollständig vorhersehbare Veränderungen einzustellen und unvorhergesehene Fragestellungen zu lösen. In den Auswirkungen kann es deswegen im Verlauf einer Transformation zu Zurückhaltung oder auch zu Ermüdungs- und Rückzugserscheinungen bei den Beteiligten kommen. Change-Management hat das Ziel, die Belastungssituationen zu timen und auf ein optimales, motivierendes Maß zu begrenzen. Dies gelingt, indem das notwendige Engagement und die Anforderungen in einem Veränderungsprozess auch mit Blick auf Belastungsfaktoren im Blick behalten werden. Change Management kann in Überforderungssituationen Unterstützung leisten.

Verständnis übergreifend und auf Augenhöhe ermöglichen

Sowohl Innovations- als auch Feedbackprozesse sind wichtige Instrumente in Veränderungsvorhaben. Bei beiden steht nicht die Position oder die Bereichsgrenze im Vordergrund der Kommunikation, sondern der Inhalt. Je nach Unternehmenskultur muss diese offene Art der Kommunikation erst erlernt oder die Rahmenbedingungen dazu erzeugt werden. Elfsights setzt hierfür begeisternde Ansätze wie zum Beispiel xBrix oder GOALS ein.  Wenn vielfältiges Wissen und Einsichten offen geteilt werden, können realistische und tragfähige Veränderungslösungen, wie neue Vorgehensmodelle, neue Organisationsdesigns oder auch bessere Prozesse und effizientere Teamarbeit entstehen. Ebenfalls ist es die Grundlage für eine positive Fehlerkultur.

Veränderung begreifbar kommunizieren

Die Veränderung in die Organisation bringen und Mitarbeiter solide von dem Vorhaben überzeugen: Das leistet Kommunikation im Change Management. Mit einem Mix aus informeller Kommunikation in Workshops sowie Dialog- und Feedback-Formaten wie Interview, Eins-zu-eins-Gespräche, Open Space, World Café, Umfragen und Stand-up Meetings einerseits, ergänzt von formeller Kommunikation wie einer Projektzeitung, direkte Mitarbeiteransprache durch Flyer oder Mitarbeiterbrief, digitale und analoge Newsletter, Infotafeln u.v.w. sorgen für den gleichmäßigen Informationsfluss und erreichen alle Mitarbeiter, die nicht unmittelbar an dem Projekt beteiligt sind.

Intrinsisch motivierte Veränderung ermöglichen

Einen wichtigen Einfluss auf die Handlungsergebnisse in Veränderungssituationen haben intrinsische Motivationsfaktoren.  Sie gilt es zu entschlüsseln und zu einer basalen Handlungsgrundlage in Transformationsprozessen zu machen. Die Elfsights-Kompetenz fördert die intrinsische Sicht auf Veränderungsprozesse. Der Ausbau des menschlichen Potenzials durch die Möglichkeit der inneren Entwicklung, Selbstorganisation, Sinn, das Miteinander und die Lernmöglichkeiten sind sehr positiv wirkende Faktoren im Change.

Wie wir vorgehen

Change Management hat die Aufgabe, die Führungsmannschaft zu verbinden, zusammenzuhalten und im Unternehmen Vertrauen in das Vorhaben zu bilden. Wir wollen, dass unsere Kunden Umsetzungserfolge feiern. Unsere Change Management-Ansatz zielt darauf ab, Kundenvorhaben effizient und nachhaltig zu realisieren. Die wichtigsten Ziele auf dem Weg zum Projekterfolg sind es, den betrieblichen Alltag während der Veränderungsphase so wenig wie nötig zu belasten, brachliegende Potenziale zu aktivieren und die Handlungsfähigkeit während und nach der Veränderungsphase sicherzustellen.

 

Bedarfsklärung

Basis für unser Angebot ist die Bedarfsklärung. Im persönlichen Kontakt analysieren und verstehen wir das Vorhaben und entwickeln ein darauf abgestimmtes Prozessdesign. Dies stimmen wir in der Anfangsphase des Projekts mit Ergebnissen aus Dialogen mit Ihnen und mit Stakeholdern ab.

 

Change Architektur

Ein Veränderungsvorhaben umzusetzen, funktioniert nicht nach Schema F. Und aus Erfahrung wissen wir, dass jeder Change gewissen Grundprinzipien folgt. Wir kombinieren diese Faktoren und entwickeln die für das Vorhaben passende Change Architektur.

 

Umsetzungsbegleitung

Als Schnittstelle zu der Projektleitung sind wir bei der Umsetzung Ihr Partner auf Augenhöhe. In regelmäßiger Abstimmung spielen wir von Change Management-Seite die Bedarfe in das Projekt ein, die das Vorhaben organisatorisch unterstützen.

Kommunikation

Kommunikation im Change Management bindet Mitarbeiter und Führungskräfte aller Ebenen in das Vorhaben ein. Strategisch und konzeptionell aufgesetzt, sorgen vielseitige, integrierte Formate mit einem gleichmäßigen Informationsfluss, Dialog- und Feedbackformaten dafür, dass alle Mitarbeiter, auch jene, die nicht unmittelbar an dem Projekt beteiligt sind, erreicht werden.

Unser Angebot

Was Elfsights Change Management von anderen unterscheidet

Digitale Transformation. Expertise in SAP-Projekten

Wir begleiten seit Jahren Digitalisierungsprojekte, mit Schwerpunkt SAP Einführungen. Gerade SAP S/4HANA erfordert umfassende organisatorische Veränderungen entlang der IT-Architektur, die weitreichend für ein Unternehmen sein können. 25 Jahre Erfahrung und Expertise in der Begleitung von IT-Projekten stellen wir unseren Kunden zur Verfügung.

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Unser Markenzeichen: Agiles Vorgehen

Ob das Projekt agil oder in der klassischen Wasserfall-Logik aufgesetzt ist - wir passen unser Vorgehen an laufende Entwicklungen in unseren Projekten an. Damit haben unsere Kunden und wir gute Erfahrungen gemacht.

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Kreativleistungen für Ihre Change Kommunikation

Was Elfsights von anderen Beratungen unterscheidet: Wir setzen Kommunikation durch eigene Kreativleistungen um. Integriert und crossmedial stimmen wir Maßnahmen auf die Bedarfe und Situation im Change und in der Organisation um

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Fragen Sie!

Wir haben einige Fragen zusammengestellt und freuen uns, wenn Sie in weiteren Fragen persönlich auf uns zukommen.

Was ist Change Management und warum benötigt man es?

Change Management umfasst die systematische Planung und Steuerung von Veränderungsvorhaben. Veränderungsvorhaben können sehr unterschiedlicher Natur sein. So können sie

  • einen strategischen Fokus haben, wie beispielsweise bei der Weiterentwicklung von Geschäftsstrategien.
  • sich auf strukturelle und prozessuale Veränderungen konzentrieren, wie im Falle von Reorganisationen.
  • Arbeitsweisen betreffen, wie bei der agilen Transformation.
  • sich auf IT Vorhaben fokussieren, beispielsweise bei der Einführung neuer ERP Systeme,
  • einen erwünschten Kulturwandel zum Ziel haben, wie beispielsweise beim Ausbau der Selbstorganisation.

Das Change Management hat das Ziel, die Bereitschaft zum Wandels zu stärken sowie gute Entscheidungen zur Ausgestaltung des Wandels zu entwickeln und zu unterstützen.

Warum sind Veränderungsvorhaben von Mitarbeitern, die sie tragen sollen, oft kritisch gesehen?

Für die Belegschaft bedeuten Veränderungen häufig

  • Altes wird aufgehoben oder verändert
  • Neue Konzepte und Prozesse werden eingeführt
  • Neue Formen der Zusammenarbeit werden notwendig
  • Ungewohntes nimmt zu
  • Altes Systemwissen kann nicht mehr angewandt werden
  • Unsicherheit wächst
  • Dynamik von Gruppenprozessen steigt

Change Mangement hat den Mensch im Fokus und unterstützt die beteiligten Menschen, Führungskräfte und Facharbeiter dabei, positiv und lösungsorientiert mit den anstehenden Veränderungen umzugehen.

Woran erkenne ich, dass ich ein Change Management brauche?

Wir empfehlen Ihnen, frühzeitig in Veränderungssituationen darüber nachzudenken, ob Change Management-Begleitung eine sinnvolle oder sogar notwendige Maßnahme für Ihr Vorhaben sein kann. Hierbei sollten Sie bedenken, dass es verschiedene Auslöser für Veränderungsprozesse geben kann.

  • Veränderungen von „Außen“: Marktbedingungen oder Rahmenbedingungen können sich ändern und gut eingespielte Mechanismen fangen an, ins Leere zu laufen. Frühzeitig auf „äußere Veränderungen“ zu reagieren, setzt ein zeitnahes Erkennen von Signalen voraus. Change Management kann helfen, diese Signale wahrzunehmen und innerhalb des Unternehmens systematisch zu verarbeiten. Oft entsteht dann erst das Bewusstsein für den Grad der anzustrebenden Veränderungen und damit auch die Möglichkeit zu beurteilen, inwiefern die Organisation durch ein Change Management unterstützt werden sollte.
  • Technische Innovationen: Sie sind häufig der Auslöser für Veränderungsprozesse. Denn Digitalisierung, IT-basierte Arbeitsprozesse, KI und vernetzte Maschinen betreffen in der Regel nicht nur einzelne Bereiche oder Arbeitsplätze. Sie führen zur digitalen Transformation von Organisationen und zur Veränderung von Leistungen und Prozessen. Abläufe, das Zusammenspiel von Mensch und Maschine, Zuständigkeiten und Aufgaben an Arbeitsplätze, sowie das Zusammenspiel einzelner Bereiche und übergreifende Strukturen müssen angepasst und neu gestaltet werden. Bei diesem sehr offenen Prozess ist das selbstständige Handeln in offenen Situationen ein zentraler Erfolgsfaktor, ebenso wie der Aufbau der erforderlichen Kompetenzen im Unternehmen.
  • Eigeninitiierte Optimierungsmaßnahmen. Das sind beispielsweise neue Geschäftsmodelle, strukturelle Veränderungsmaßnahmen, neue IT Systeme, der Aufbau von digitalen Ökosystemen oder veränderte Organisations- oder Personalstrategien wie zum Beispiel die agile Transformation oder die Einführung von New Work.
Was sind mögliche Kriterien und Anhaltspunkte bei der Entscheidung für oder gegen Change Management-Begleitung?

Alle diese Veränderungsvorhaben können bereits zu Beginn auf den tatsächlich wirksamen Veränderungsimpact überprüft werden. Dazu sollten Fragen besprochen werden wie zum Beispiel:

  • Wie viele Organisationseinheiten sind betroffen?
  • Gibt es Auswirkungen auf das Zusammenspiel von Organisationseinheiten?
  • Wie viele Mitarbeiter sind betroffen?
  • Auf welche Weise sind die Mitarbeiter betroffen?
  • Werden wesentliche Rahmenbedingungen von der Veränderung berührt?
  • Welche strategische Bedeutung hat die Veränderung?
  • Wie hoch ist das Risiko eines Scheiterns bzw. welches sind die wesentlichen Risikofaktoren?
  • Welche Vorerfahrungen gibt es in der Organisation mit Veränderungen und wie können sich diese Vorerfahrungen auf diesen Veränderungsprozess auswirken?
  • Welche Interessen werden berührt?
  • Wer muss als Stakeholder für das Veränderungsvorhaben gewonnen werden?
  • Wo ist die Beteiligung von Stakeholdern erfolgsentscheidend?
  • Welche Ressourcen stehen für die Bewältigung des Wandels zur Verfügung?
  • Ist die Veränderung eher strategisch initiiert oder eher eine Krisenreaktion?
  • Welche zeitlichen Vorgaben spielen eine Rolle?
  • Wann wäre der Veränderung wirklich erfolgreich und was hat dazu beigetragen?

Vor dem Hintergrund dieser ersten Diagnose zur Art und zur Betroffenheit der Veränderung kann eine Einschätzung erfolgen, ob und in welchem Maß Change-Management eingesetzt werden sollte.

Welche Empfehlungen gibt es, ab welchem Zeitpunkt Change Management eingesetzt werden sollte?

Wenn Sie aufgrund einer ersten Bedarfseinschätzung zu der Entscheidung gekommen sind, Change Management einzusetzen, dann sollten Sie es so früh wie möglich tun. Das hat vor allem drei Gründe:

  • Das Change Management kann die Vorgehensweise zum Umgang mit dem Veränderungsvorhaben noch einmal beeinflussen und verändern. Jeder besser und je früher das Change Management mit dem Vorhaben abgestimmt wird, je effizienter wird dann die Umsetzung
  • Das Change Management kann schon sehr früh dafür sorgen, dass Ihr Vorhaben richtig verstanden wird. Sind erst einmal Mythen und Missinterpretationen im Umlauf, wird es sehr schwierig, diese wieder abzuschwächen. Oft verbrennen Veränderungsvorhaben schon am Anfang, weil die Change-Strategie und Kommunikation nicht ausreichend vorbereitet wurden.
  • Frühe Investitionen in das Change Management lohnen sich im Nachhinein doppelt. Wer von vornherein die Bereitschaft zum Wandel unterstützt, gewinnt während des Vorhabens deutlich an Fahrt und hat im Laufe des Vorhabens kein unnötiges Gewicht im Rucksack, was ihm dann früher oder später auf die Füße fallen kann.
Welche "Symptome" weisen auf die Notwendigkeit einer Change Management-Begleitung hin?

Wenn Ihr Veränderungsvorhaben schon begonnen hat und Sie die folgenden Begleitmerkmale beobachten, empfehlen wir ebenfalls, zügig ein Change Management aufzubauen:

  • Irritationen bei den Mitarbeitern
  • Aufbau von inneren Blockaden
  • Verfestigung von Vorurteilen
  • Entstehen einer negativen Gruppendynamik und Mythen
  • Innere Kündigungen / Demotivation / verhaltenes Engagement
  • Einbruch der Servicequalität und -kontinuität
  • Verfall der Dienstleistungsmentalität der Mitarbeiter.
Wie weit geht Change Management - Projektweise oder über das gesamte Unternehmen)?

Wie weit das jeweilige Vorhaben geht, muss in der Bedarfsklärung erkannt werden. Im Change Management sollten auf jeden Fall auch Faktoren, die außerhalb des Projektes auf das Vorhaben oder die Mitarbeiter einwirken, mitbedacht werden. Wenn zum Beispiel mehrere Veränderungsprojekte parallel laufen, dann empfiehlt es sich dringend, den Zusammenhang zwischen den Projekten frühzeitig zu klären, Abhängigkeiten zu strukturieren und aufeinander abgestimmte Botschaften, Vorgehensweisen und -pläne zu entwickeln. Vor diesem Hintergrund sollte das Change Management sich mit den weitergehenden Auswirkungen zumindest soweit beschäftigen, dass diese bei Bedarf konkret in das fokussierte Vorhaben eingedacht werden können.

 

Ich mache ein IT Projekt, brauche ich dann auch einen Change Manager?

IT-Projekt können von bedeutender Tragweite für die Organisation sein. Datenbasierte Arbeitsphilosophien, (teil-)automatisierte Prozesse und Arbeitsabläufe, technologiebasierte  Arbeitsplätze und nicht zuletzt die Ressourcenbedarfe rücken durch neue Informationstechnologien immer mehr in den Fokus. Für die Bewältigung dieses Wandels sollten die IT Projektleiter – in Abstimmung mit den beteiligten Fachbereichen - die Funktionalität und die technische Exzellenz der neuen Systeme im Fokus haben. Die organisatorische und die menschliche Seite der Technologie- und datengetriebenen Veränderungen benötigen jedoch ebensoviel Aufmerksamkeit. Diese Notwendigkeit wird in cloud-basierten IT-Lösungen noch verstärkt. Denn je mehr „Standard“ bei IT-Lösungen angestrebt wird, je stärker rückt der Veränderungsbedarf an die Organisation und die Menschen heran. Nur im Zusammenspiel von technischen, organisatorischen und menschlichen Perspektiven können solche IT Projekte wirklich gelingen. Der fachliche Hintergrund eines Change Managers unterscheidet sich in der Regel von dem eines IT-Projektleiters deutlich. Der Change Manager bringt die psychologische und organisationsentwicklerische Kompetenz in den Prozess ein und ergänzt damit die technische und betriebswirtschaftliche Sichtweise entscheidend.

Wie lange geht ein Change Management-Prozess?

Ein Change-Prozess sollte einen definierten Startpunkt und ein definiertes Ende haben - auch wenn wir wissen: Nach dem Change ist vor dem Change. Gerade deshalb ist es wichtig, Veränderungsvorhaben zeitlich zu definieren. Es gibt allen Beteiligten Orientierung und in den schwierigen Momenten auch Argumente, um durchzuhalten. Grundsätzlich durchläuft ein Veränderungsprozess verschiedene Phasen.

Die Phasen im Change

Hierzu gibt es aus der Change Forschung verschieden Modelle. So beschreibt eines der frühen Modelle von Kurz Lewin drei Phasen:

  • Auftauen: In dieser Phase geht es darum, bei den Betroffenen Bereitschaft für den Wandel zu erzeugen. Das bedeutet auch, unter den Führungskräften Allianzen für den Wandel zu schmieden, Multiplikatoren und Verbündete zu finden, für die Veränderung zu motivieren und die damit verbundenen Chancen und Risiken zu erkennen. An dieser Stelle sei betont: Es gibt einen großen Unterschied zwischen Überzeugen und Motivieren. Motivieren zielt vielmehr auf ein inneres Commitment ab, das durch einen Prozess der inneren Auseinandersetzung entstanden ist und das in selbstmotivierten Handlungen zum Vorschein kommt. Überzeugung zielt lediglich auf ein Einverständnis ab. Dieses Einverständnis verliert aber ohne Handlungsenergie sehr schnell an Kraft.
  • Bewegen: Hier werden die tatsächlichen Veränderungen umgesetzt oder realisiert. Strukturen werden verändert, Prozesse angepasst, neue Softwareanwendungen eingeführt. Bei kulturellen Themen kann es hierbei auch um das Erlernen neuer Verhaltensmöglichkeiten gehen. Die Phase des „Bewegens“ ist immer auch mit Unsicherheiten und Frustration für die Beteiligten belegt, denn das Gewohnte muss losgelassen und das Neue ist noch nicht sicher vorhanden. Hier braucht es also Fingerspitzengefühl, Lernmöglichkeiten und Ermutigung damit die Beteiligten nicht in all den Unsicherheiten stecken bleiben und in die alte Welt zurück möchten.
  • Stabilisieren: Die erreichten Veränderungen müssen stabilisiert und institutionalisiert werden. Häufig bedarf es dafür auch ein Nachsteuern an den Punkten, die noch nicht zur Zufriedenheit gelöst sind. Wird dieser Prozess sehr bewusst gestaltet, so ist die Chance sehr hoch, dass die Veränderungen durch die Beteiligten mit Stolz und ohne Nachwehen im neuen positiven Licht gesehen werden.

Ein weiteres sehr interessantes Modell ist das 8-Stufen-Modell von Kotter. Es beschreibt, dass erfolgreiche Veränderungen einer bestimmten Logik folgen und aufeinander aufbauen. 

Jürgen Alexander Lehmann, Geschäftsführer
""Vertrauen entsteht durch aktive Wertschätzung und eine verbindliche Vertrauenspraxis. Dazu gehört zum Beispiel die gemeinsame Entwicklung von Leitplanken. Sie bilden den verbindlichen Rahmen für die Zusammenarbeit." Jürgen Alexander Lehmann, Geschäftsführer Stellen Sie elfsights Ihre Fragen - nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
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