Begleitung bei SAP-Projekten

ERP-Systeme erfolgreich einführen

Organisation und Mensch 

Bei der Einführung Cloud basierter ERP Systeme liegt der erfolgskritische Faktor vor allem in der Organisationsentwicklung und dem dazugehörigen Change-Management. Die Ausrichtung auf deutlich mehr „Standard“ erfordert einen tiefgreifenden Eingriff in gewachsene Prozesse, stärker noch als bei „On-Premise“-Landschaften. Somit entsteht für Organisationen neben IT-bezogenen Herausforderungen die Notwendigkeit, Organisationen und Skills zu verändern. Vielfach bewirkt die Einführung eines ERP Systems somit auch Arbeiten der „Reorganisation“. Und genau dabei müssen die Menschen mitgenommen werden. Wie gelingt es nun, diese organisationalen und menschlichen Aspekte frühzeitig und zielgerichtet zu bewältigen.

Change-Management beginnt im Team, welches das Digitalisierungsvorhaben verantwortet

Menschen mit unterschiedlichem Expertenwissen, sei es nun technisch, modulbezogen, fachlich oder organisatorisch müssen multifaktorielle Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse gestalten. Hierfür braucht es zunächst im Kernteam eine gut entwickelte Teamkultur. Durch eine systematische Teamentwicklung, bedarfsgerechte Planungsrhythmen und regelmäßige Retrospektiven kommt und bleibt das Team in einem produktiven Zustand.

Alle Interessensgruppen müssen aktiv beteiligt werden

Eine Vielzahl von Stakeholdern müssen koordiniert und im Blick gehalten werden. So bildet man eine zentrale Projektorganisation mit den Hauptakteuren. Diese sind in der Regel die Auftraggeber, die Projektleitung, das operative Projektteam, die Key- User sowie die Verantwortlichen für die Geschäftsprozesse.

Dieser zentralen Projektorganisation muss jedoch ein erweitertes Projektteam hinzugefügt werden. Dieses umfasst die Vielzahl weiterer Interessenvertreter. Dazu gehören in der Steuerungsfunktion der Lenkungskreis, der Betriebsrat, die Geschäfts-, Bereichs- und Abteilungsleiter, betroffene Mitarbeiter in der Linienorganisation und in Ausnahmen auch bestimmte Lieferanten.

Um diese breit gefächerte Beteiligungslandschaft ausreichend einzubeziehen, braucht es zunächst einen systematisch angelegten Kommunikation- und Unterstützungsansatz.

Information und Raum für Kommunikation unter den Beteiligten schaffen

Transparenz und Überblick über das Vorhaben ist für alle Beteiligten wichtig. Deshalb steht am Anfang die Analyse kultureller Aspekte und insbesondere die Definition der Stakeholder. Passend zur Organisation wird dann ein auf dieser Basis wirksames Kommunikationskonzept erstellt. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass alle definierten Stakeholder erreicht und einbezogen werden. In unserer Praxis hat sich ein Mix aus Formaten wie Projekt-Zeitungen, informeller Kommunikationsräume und außergewöhnliche Infoboards in der Kombination mit digitalen Kommunikationsmitteln am Besten bewährt. Auf diese Weise entsteht in abgestimmter Regelmäßigkeit ein gleichförmiger Informations- und Wissenstand für alle Beteiligten.

Miteinander reden: Dialog- und Feedback-Formate für komplexe Themen

Für die Klärung komplexer Themen geht reichen Information und Wissensweitergabe allein nicht aus. Change Kommunikation bietet dazu informelle Formate, die den Raum für den Austausch und das Erarbeiten von Lösungen bieten. Das können digitale oder off-site Großgruppen-Veranstaltungen sein, wie Q&A Sessions, Info-Märkte, Open Space Sessions oder Schnittstellen-Workshops und Design Thinking Workshops sowie Feedback-Formate, in denen regelmäßig die Sichtweisen auf Themen oder zum Projektverlauf besprochen werden.

ERP-Systeme wie SAP S/4HANA...

... bedeuten eine umfassende Veränderung. Für die Mehrzahl der Mitarbeiter verändern sich Anforderungen im Arbeitsalltag überall dort, wo sie mit dem neuen System arbeiten. Optimierungen werden vielerorts befürchtet, sofern sie Arbeitsplätze reduzieren könnten. Diesen Fall haben wir bisher jedoch weniger erlebt. Doch der Angst vor dem möglichen Verlust des Arbeitsplatzes, vor digitalen Neuerungen und vor einer tiefgreifenden Veränderung begegnen wir in bisher fast jedem Projekt. Change Management bietet Raum und Methoden, diese aufzufangen und in das Vertrauen zu übersetzen, dass für die Beteiligten möglichst passende Lösungen erarbeitet werden. 

 

SAP-Einführung im Zeitraffer

Ein Rundflug um die Themen einer SAP-Einführung bietet einen Überblick, welche Themen Organisation und Mensch bei einer ERP-Einführung bearbeiten.

Organisation

Unternehmen erfahren mit der Implementierung einer ERP-Software einen umfassenden Wandel, der sich auf die Organisationsstruktur und -kultur auswirkt, sowie Geschäftsprozesse und Abläufe notwendigerweise verändert. Die neue, bereichsübergreifende Zusammenarbeit erfordert ein Umdenken als lernende Organisation. 

Neue betriebswirtschaftliche Prozesse

Dreh- und Angelpunkt für die Neuausrichtung am Markt ist die Neuausrichtung betriebswirtschaftlicher Prozesse auf durchgängige, innovative und digitale Geschäftsmodelle. Diese setzen eine Customer Experience voraus, die sich in bisherigen Organisationsdesigns oft nicht mehr abbilden lässt. Bereichsübergreifendes Denken und Handeln bieten erst die Chance, Kundenbedürfnisse von Anfrage, über Design und Produktion, bis hin zur Lieferung smart zu beantworten oder betriebswirtschaftlich effizienter, agiler und effektiver zu sein.  

Übergreifende Zusammenarbeit & Transparenz

ERP-Systeme unterstützen Prozesse auf Basis von durchgängigen Datenflüssen. Kommunikation und Transparenz in den Prozessen und an Schnittstellen erhalten eine deutlich größere Bedeutung, als zuvor. Während die IT-Berater, unsere Partner in dem Change, mit dem Kunden an dem Customizing und Systemaufbau arbeiten, unterstützen wir die Führungskräfte und das Projektteam bei der organisatorischen Aufsetzen der neuen Prozesse und Abläufe und ihrer Umsetzung in der Organisation.

Datenmanagement

Den Datenfluss im gesamten Unternehmen bereichs- und prozessübergreifend herzustellen, ist für viele ERP-Projekte eine Herkulesaufgabe. Hier fließen das Know-how der Fachbereiche und der IT-Berater zusammen. Datenmanagement erfordert auch nach dem Go-Live kontinuierliche Aufmerksamkeit. Neben dem Anwender-Management müssen Daten weiterhin kontrolliert und gepflegt werden. Hierzu wird ein SAP-Rollenkonzept implementiert.

Rollenkonzept

Eine klar definierte Aufteilung von Rollen und Anforderungsprofilen ist bei hochkomplexen ERP-Systemen die Voraussetzung, dass das System das Unternehmen erfolgreich unterstützt. Change Management leitet aus den Bedarfen der Organisation Maßnahmen ab, wie Mensch und System im Arbeitsalltag zueinander finden. 

Schulungen und Trainings

Das Change Management identifiziert Schulungsbedarfe und konzipiert die erforderlichen Schulungsmaßnahmen und Trainings für die Mitarbeiter, die mit der neuen ERP-Lösung arbeiten werden.

Jürgen Alexander Lehmann
"Cloud-basierte ERP-Systeme bringen zumeist umfassende Veränderungen in Unternehmen. Heutige Marktanforderungen motivieren dennoch immer häufiger zu diesem Wechsel - auf Empfehlung mit einer Change Management-Begleitung. Im Laufe der Einführung entwickelt sich daraus für viele Mitarbeiter und Führungskräfte jedoch die Basis für das gesamte weitere Schaffen." Jürgen Alexander Lehmann, Change Management Berater Wir beantworten gern Ihre Fragen in einem unverbindlichen Erstgespräch
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