ERP-Systeme erfolgreich einführen

Menschen mit unterschiedlichem Expertenwissen, sei es nun technisch, modulbezogen, fachlich oder organisatorisch müssen multifaktorielle Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse gestalten. Hierfür braucht es zunächst im Kernteam eine gut entwickelte Teamkultur. Durch eine systematische Teamentwicklung, bedarfsgerechte Planungsrhythmen und regelmäßige Retrospektiven kommt und bleibt das Team in einem produktiven Zustand.

Eine Vielzahl von Stakeholdern müssen koordiniert und im Blick gehalten werden. So bildet man eine zentrale Projektorganisation mit den Hauptakteuren. Diese sind in der Regel die Auftraggeber, die Projektleitung, das operative Projektteam, die Key- User sowie die Verantwortlichen für die Geschäftsprozesse.

Dieser zentralen Projektorganisation muss jedoch ein erweitertes Projektteam hinzugefügt werden. Dieses umfasst die Vielzahl weiterer Interessenvertreter. Dazu gehören in der Steuerungsfunktion der Lenkungskreis, der Betriebsrat, die Geschäfts-, Bereichs- und Abteilungsleiter, betroffene Mitarbeiter in der Linienorganisation und in Ausnahmen auch bestimmte Lieferanten.

Um diese breit gefächerte Beteiligungslandschaft ausreichend einzubeziehen, braucht es zunächst einen systematisch angelegten Kommunikation- und Unterstützungsansatz.

Transparenz und Überblick über das Vorhaben ist für alle Beteiligten wichtig. Deshalb steht am Anfang die Analyse kultureller Aspekte und insbesondere die Definition der Stakeholder. Passend zur Organisation wird dann ein auf dieser Basis wirksames Kommunikationskonzept erstellt. Dabei gilt es zu berücksichtigen, dass alle definierten Stakeholder erreicht und einbezogen werden. In unserer Praxis hat sich ein Mix aus Formaten wie Projekt-Zeitungen, informeller Kommunikationsräume und außergewöhnliche Infoboards in der Kombination mit digitalen Kommunikationsmitteln am Besten bewährt. Auf diese Weise entsteht in abgestimmter Regelmäßigkeit ein gleichförmiger Informations- und Wissenstand für alle Beteiligten.

Für die Klärung komplexer Themen geht reichen Information und Wissensweitergabe allein nicht aus. Change Kommunikation bietet dazu informelle Formate, die den Raum für den Austausch und das Erarbeiten von Lösungen bieten. Das können digitale oder off-site Großgruppen-Veranstaltungen sein, wie Q&A Sessions, Info-Märkte, Open Space Sessions oder Schnittstellen-Workshops und Design Thinking Workshops sowie Feedback-Formate, in denen regelmäßig die Sichtweisen auf Themen oder zum Projektverlauf besprochen werden.

… bedeuten eine umfassende Veränderung. Für die Mehrzahl der Mitarbeiter verändern sich Anforderungen im Arbeitsalltag überall dort, wo sie mit dem neuen System arbeiten. Optimierungen werden vielerorts befürchtet, sofern sie Arbeitsplätze reduzieren könnten. Diesen Fall haben wir bisher jedoch weniger erlebt. Doch der Angst vor dem möglichen Verlust des Arbeitsplatzes, vor digitalen Neuerungen und vor einer tiefgreifenden Veränderung begegnen wir in bisher fast jedem Projekt. Change Management bietet Raum und Methoden, diese aufzufangen und in das Vertrauen zu übersetzen, dass für die Beteiligten möglichst passende Lösungen erarbeitet werden.