Digitale Transformation begleiten

Menschen mit unterschiedlichem Expertenwissen, ob technisch, modulbezogen, fachlich oder organisatorisch, gestalten multifaktorielle Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse im Change. Hierfür braucht es zunächst im Kernteam eine gut entwickelte Teamkultur. Durch eine systematische Teamentwicklung, bedarfsgerechte Planungsrhythmen und regelmäßige Retrospektiven kommt und bleibt das Team in einem produktiven Zustand.

Eine Vielzahl von Stakeholdern müssen koordiniert und im Blick gehalten werden: meist durch eine zentrale Projektorganisation, bestehend aus Auftraggeber, Projektleitung, das operative Projektteam, die Key- User sowie die Verantwortlichen für die Geschäftsprozesse.

Weitere Stakeholder sind der Lenkungskreis (in der Steuerungsfunktion), Betriebsrat, Geschäfts-, Bereichs- und Abteilungsleiter sowie betroffene Mitarbeiter in der Linienorganisation – und in Ausnahmen auch bestimmte Lieferanten.

Um diese breit gefächerte Beteiligungslandschaft ausreichend einzubeziehen, braucht es zunächst einen systematisch angelegten Kommunikation- und Unterstützungsansatz.

Transparenz und Überblick über das Vorhaben ist für alle Beteiligten wichtig. Deshalb analysieren wir zu Anfang die kulturellen Aspekte der Organisation und definieren Stakeholder. Auf dieser Basis erstellen wir ein Kommunikationskonzept, das sicherstellt, dass alle definierten Stakeholder erreicht und einbezogen werden. Ein Mix aus Formaten wie Projekt-Zeitungen oder außergewöhnliche Infoboards in Kombination mit digitalen Kommunikationsmitteln hat sich bewährt. So entsteht in abgestimmter Regelmäßigkeit ein gleichförmiger Informations- und Wissenstand für alle Beteiligten.

Für die Klärung komplexer Themen geht reichen Information und Wissensweitergabe allein nicht aus. Change Kommunikation bietet dazu informelle Formate, die den Raum für den Austausch und das Erarbeiten von Lösungen bieten. Das können digitale oder off-site Großgruppen-Veranstaltungen sein, wie Q&A Sessions, Info-Märkte, Open Space Sessions oder Schnittstellen-Workshops und Design Thinking Workshops sowie Feedback-Formate, in denen regelmäßig die Sichtweisen auf Themen oder zum Projektverlauf besprochen werden.

… bedeutet eine umfassende Veränderung. Für die Mehrzahl der Mitarbeiter verändern sich Anforderungen im Arbeitsalltag überall dort, wo sie mit dem neuen System arbeiten. Optimierungen werden vielerorts befürchtet, sofern sie Arbeitsplätze reduzieren könnten. Diesen Fall haben wir bisher jedoch weniger erlebt. Doch der Angst vor dem möglichen Verlust des Arbeitsplatzes, vor digitalen Neuerungen und vor einer tiefgreifenden Veränderung begegnen wir in bisher fast jedem Projekt. Change Management fängt diese auf und übersetzt in das Vertrauen, dass für die Beteiligten möglichst passende Lösungen erarbeitet werden.