In einem SAP-Projekt zur Einführung einer ERP-Software hatte das Change Management zum Ziel, bereichsübergreifende Kommunikation mit einem Kulturwandel im Unternehmen zu verbinden. Hierzu entwickelten wir einen Change-Newsletter, der analog und digital eins zu eins identisch gestaltet an die Mitarbeiter herausgegeben wurde.
Eine Werksbegehung bracht die Idee. Da nach mehreren erfolglosen Projektanstößen nach wie vor der Ringordner das sicherste Dokumentationsmittel für die Mitarbeiter blieb, die Optik zu übernehmen und in den CI-Farben des Unternehmens Info-Tafeln daraus zu gestalten.
Zugleich bestand die Vision einer digitalen Transformation im Unternehmen unmittelbar bevor. Mobilgeräte sollten für die Techniker zur Bearbeitung ihrer Aufträge in SAP ausgegeben werden. Die Infotafeln, die von unserem Schreiner vor Ort gefertigt wurden, hatten im Aufbau daher eine Optik, wie ein Handy mit seinen Apps auf dem Bildschirm. Das heute gewohnte Wischen war durch das Blättern der Seiten an den Ringbuchhaltern nachempfunden.
Unser Programmierer fertige aus den Entwürfen eine 1:1-identische E-Mail-Marketing-Vorlage an. Nach Auswahl des richtigen Tools für den Kunden konnten Mitarbeiter der Change-Redaktionsgruppe diese eigenständig aufbauen und gestalten. Schulung und technischen Support lieferte elfsights.
Der monatliche Newsletter wurden von der Redaktionsgruppe zusammengestellt und als E-Mail-Newsletter an die Mitarbeiter in der Verwaltung versendet, die bereits an das Intranet angeschlossen waren. Für die Mitarbeiter in den Werkstätten wurden parallel neue Ausgaben an den Infotafeln ausgehängt.
Die für den Change gebildeten Arbeitsgruppen nutzen zudem die Xubito App für die Dokumentation ihrer Prozesse und der offenen Fragen. Hier war eine Führungskraft als Koordinator der App aktiv und verwaltete die verschiedenen Themen, die im Anschluss an den Change Management-Workshop digital weiterdiskutiert wurden. elfsights moderierte den Prozess an und stand mit technischem und inhaltlichen Support zur Seite.
Die Konzeption Aushänge der monatlichen Ausgaben in der Ringbuchhalterung der Infotafeln sowie die Einrichtung einer Intranetseite mit allen Online-Newslettern und Dokumenten des Projekts in der Übersicht ermöglichten, dass mit wenig Aufwand eine Projektdokumentation für die Mitarbeiter entstand,
