Erfolgreich im SAP S/4HANA-Projekt: Wie Projektteam und Fachbereiche effizient an einem Strang ziehen

Die Einführung von SAP S/4HANA ist weit mehr als ein IT-Projekt – sie ist eine unternehmensweite Transformation. Prozesse werden neu gedacht, Daten strukturiert, Systeme modernisiert. Doch eines wird dabei oft unterschätzt: Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie gut Projektteam und Fachbereiche zusammenarbeiten.

In vielen Projekten treffen zwei Welten aufeinander

Hier die IT-Expert:innen, SAP-Berater:innen und Projektleiter:innen – dort die Fachbereiche mit tiefem Prozesswissen, konkreten Anforderungen und operativer Verantwortung. Damit aus diesen Unterschieden keine Hürden, sondern Stärken werden, braucht es eine gezielte, gut abgestimmte Zusammenarbeit.

In diesem Beitrag zeigen wir, worauf beide Seiten achten sollten – damit das Projekt nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch ein voller Erfolg wird.

1. Fachbereiche frühzeitig einbinden

Die wichtigste Regel zuerst: Ohne Fachbereiche geht es nicht. Sie kennen die bestehenden Abläufe, Anforderungen und Besonderheiten ihres Geschäfts am besten. Wenn sie zu spät ins Projekt eingebunden werden, entstehen Lücken, Missverständnisse oder Lösungen, die am Bedarf vorbeigehen.

Deshalb sollten Fachbereiche schon in der Konzeptionsphase aktiv dabei sein – etwa in gemeinsamen Workshops zur Prozessaufnahme oder bei der Priorisierung von Anforderungen. Key User spielen hier eine zentrale Rolle als Bindeglied zwischen Tagesgeschäft und Projektteam.

2. Verständnis für unterschiedliche Perspektiven

Während das Projektteam in Systemen, Modulen und Workflows denkt, haben die Fachbereiche einen ganz anderen Blickwinkel: Sie wollen, dass Prozesse reibungslos funktionieren, Mitarbeitende gut mit dem neuen System klarkommen und der Kunde am Ende zufrieden ist.

Beide Perspektiven sind legitim – und notwendig. Erfolgreich wird das Projekt, wenn beide Seiten lernen, die Sprache des anderen zu sprechen, Bedürfnisse zu verstehen und daraus gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

3. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten

Wer entscheidet eigentlich was? Wer gibt Anforderungen frei? Und wer ist für Tests zuständig?

Klar definierte Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege sind ein Muss – nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der täglichen Zusammenarbeit. Eine sogenannte RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) kann helfen, den Überblick zu behalten und Transparenz zu schaffen.

4. Zeitliche Ressourcen realistisch einplanen

In vielen Projekten ist die Erwartung da, dass Fachbereiche „nebenbei“ mitarbeiten. Doch ein SAP-Projekt braucht Zeit – für Workshops, Tests, Datenaufbereitung, Schulungen und vieles mehr. Ohne eine ausreichende Freistellung oder klare Priorisierung geraten Fachbereiche schnell unter Druck, was sich auf Qualität und Geschwindigkeit auswirkt.

Realistische Ressourcenplanung ist daher keine Option, sondern Voraussetzung.

5. Kommunikation auf Augenhöhe

„Wir dachten, das wäre schon geklärt.“ – Solche Sätze hört man in Projekten leider viel zu oft. Deshalb ist eine offene, strukturierte Kommunikation auf Augenhöhe so wichtig. Regelmäßige Abstimmungen, kurze Feedbackschleifen und eine klare Dokumentation helfen, Missverständnisse zu vermeiden und gemeinsam auf Kurs zu bleiben.

Auch eine offene Fehlerkultur ist entscheidend: Probleme früh anzusprechen spart am Ende Zeit und Nerven.

6. Offenheit für Veränderung

Ein SAP S/4HANA-Projekt bietet die Chance, Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren – nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch. Dafür braucht es Mut zur Veränderung und die Bereitschaft, sich auf SAP-Standards oder neue Abläufe einzulassen.

Das Ziel sollte nicht sein, das alte System 1:1 nachzubauen, sondern gemeinsam eine moderne, zukunftsfähige Lösung zu gestalten.

7. Qualität vor Perfektion

Gerade in großen Projekten lohnt es sich, pragmatisch vorzugehen. Nicht jede Funktion muss von Anfang an umgesetzt sein. Ein MVP-Ansatz (Minimum Viable Product) kann helfen, schnell mit einem stabilen Kernsystem live zu gehen und darauf aufzubauen.

Wichtig ist: Die Lösung muss fachlich funktionieren, stabil laufen – und von den Mitarbeitenden verstanden und akzeptiert werden.

Fazit: Gemeinsame Verantwortung für den Projekterfolg

SAP S/4HANA-Projekte leben von Zusammenarbeit. Projektteam und Fachbereiche sind keine Gegenspieler – sie sind Partner mit einem gemeinsamen Ziel. Wenn beide Seiten Verantwortung übernehmen, offen kommunizieren und gegenseitiges Verständnis fördern, wird aus einem komplexen Projekt eine Erfolgsgeschichte.

Denn am Ende zählt nicht nur, dass das System läuft – sondern dass es im Unternehmen ankommt.