9 Strategien für nachhaltig wirksames, Ressourcen schonendes Change Management in (digitalen und agilen) Transformationen

In Vorhaben der digitalen Transformationen leisten Change Management-Aktivitäten einen wichtigen Beitrag für den Erfolg. Hilfreiche Ansätze und Skills für Kooperation, Kommunikation und Zusammenarbeit

• gestalten den organisationalen Wandel mit,
• helfen Mitarbeitende für Veränderungen zu gewinnen und
• stärken die Motivation zum Aufbau von neuen Arbeitsweisen. 

Überblick zu Handlungsfeldern des Change-Managements

 
Das Change Management gestaltet und koordiniert eine Vielzahl von Handlungsfeldern:

• Vision und Zielsetzung: Entwicklung einer klaren Vision und messbarer Ziele für den Wandel.
• Kommunikation: Transparente, zielgruppengerechte und kontinuierliche Kommunikation mit allen Beteiligten.
• Führung und Leadership: Vorbildfunktion der Führungskräfte, Change Leadership und Mitarbeiterunterstützung.
• Beteiligung und Partizipation: Aktive Einbindung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess.
• Kultur und Werte: Anpassung der Unternehmenskultur und Entwicklung einer change-freundlichen Umgebung.
• Schulung und Kompetenzentwicklung: Weiterbildung und Schließung von Kompetenzlücken.
• Struktur und Prozesse: Optimierung und Anpassung von Prozessen und Organisationsstrukturen.
• Umgang mit Widerstand: Erkennen, Verstehen und konstruktiver Umgang mit Widerständen.
• Monitoring und Evaluation: Kontinuierliche Fortschrittskontrolle und Anpassung des Veränderungsprozesses.

Diese Handlungsfelder greifen ineinander und erfordern eine ganzheitliche Strategie, die sowohl Menschen als auch Prozesse und Strukturen berücksichtigt, um eine erfolgreiche Veränderung in der Organisation zu gewährleisten.

Change Management ist erfolgsentscheidend - in der Realität gehen dem Change Management jedoch häufig die Ressourcen aus 

Change Management droht in dem Moment selbst unter die Räder zu kommen, wenn es die ohnehin knappen Zeitressourcen der Beteiligten und zu beteiligenden Mitarbeitenden über Gebühr beansprucht. 

Dies kann beispielsweise geschehen, wenn mehrere Veränderungsvorhaben mit entsprechenden Change-Management Maßnahmen parallel durchgeführt werden oder Veränderungsaufgaben on Top zu den vielfältigen Aufgaben des Tagesgeschäfts hinzukommen. Ein mehr an Beteiligung in parallel verlaufenden Projekten oder kontinuierlich zusätzliche Aufgaben zum Tagesgeschäft kann für die Betroffenen zu viel werden. Die Folge: Abwehrverhalten gegenüber für den Wandel notwendigen Change Management-Initiativen.

Das Dilemma aus einem Mehr an notwendigem Change Management und einem zu viel im Zuge der benötigten Beteiligung lässt sich nicht einfach lösen. Eine Möglichkeit ist es, Change Management-Aktivitäten nach dem Gießkannenprinzip zu reduzieren. Damit steigt jedoch das Risiko signifikant, dass Transformationen ihre Ziele deutlich verfehlen. Wo können Unternehmen also ansetzen, wenn die Zeit für Change Management fehlt?

Fünf Strategien, um ressourcenschonend vorzugehen

1. Frühzeitige und gründliche Planung gemeinsam mit den Stakeholdern

Eine detaillierte und vorausschauende Planung ist essenziell, um spätere Änderungen und damit Ressourcenverschwendung zu vermeiden. Der Planungsprozess sollte bereits vor dem Projektbeginn den Change in den Blick nehmen und die Wirklichkeit der Organisation mit einbeziehen.
 
Das bedeutet, die Schwachpunkte und Engpässe der Organisation in Bezug auf Anpassungsprozesse und Veränderungsfähigkeit soweit möglich vor Projektbeginn zu identifizieren. Hierfür können Erfahrungen aus vorangegangenen Veränderungsprojekten analysiert und Stakeholder-Interviews geführt werden.

Oftmals erzeugen verborgene, neuralgische Reaktionsmuster von Beteiligten den größten Aufwand im Veränderungsmanagement. Es ist hilfreich, diese Aspekte frühzeitig zu erkennen, um sie gezielt anzusteuern.
 
Aufbauend auf diese Analyse können Ziele und Erfolgshypothesen zu Veränderungshebeln klar definiert werden.
Klare und messbare Erfolgshypothesen helfen, unnötige Aktivitäten zu vermeiden und fokussiert zu arbeiten.

2. Begrenzung und Fokussierung auf wenige wesentliche Veränderungsziele

Es ist unbestritten, dass Transformationen mit Zielen ausgestattet sein müssen, die Handlungsenergie auslösen. Sind es zu viele Ziele verkehrt sich allerdings der Effekt. Die Handlungsenergie nimmt ab. Anstatt zu viele Ansatzpunkte auf einmal anzusteuern, sollte der Fokus auf die Kernbereiche des Wandels und den damit verbundenen Veränderungshebel gelegt werden, so dass die Aktionen auf den größten Mehrwert oder die dringlichste Notwendigkeit ausgerichtet werden können. Ein wesentlicher Schritt ist die Reduzierung der Anzahl der Ziele auf ein bis drei Ziele. Auf diese Weise entsteht eine klare Orientierung in der Ausrichtung der Handlungsoptionen.

Eine weitere Möglichkeit liegt im Zurückfahren von Parallelprojekten. Dadurch, dass mehrere Projekte gleichzeitig in der Umsetzung sind, kommt es häufig zu Ressourcenkonflikten und einer Überlastung der Mitarbeitenden. Um Ressourcen zu schonen, ist es ratsam bereits in der Planungsphase Prioritäten zu setzen und die Anzahl paralleler Projekte zu minimieren.

Eine zentrale Steuerung der Gesamtprojektlandschaft (Projektportfolio-Management) stellt sicher, dass Prioritäten ausgelotet werden können, Projekte nicht unnötig konkurrieren und Ressourcen effizient auf fokussierte Projekte verteilt werden.

3. Das Vorhaben mit agilen Steuerungsmethoden anpassungsfähig halten

Die Anwendung agiler Prinzipien bei der Steuerung von Change Management-Maßnahmen ermöglicht es, Ziele in realistischen, iterativen Schritten umzusetzen. Dieses Vorgehen bietet die Möglichkeit, bei Anpassungs- oder Umsteuerungsbedarfen frühzeitig, schnell und flexibel zu reagieren, ohne große Ressourcen zu verschwenden. Das erfordert kreativ und flexibel zu sein, wenn es darum geht, mögliche Lösungen zu erkennen und alternative Wege auszumachen, wenn Hindernisse auftreten. Je besser dies gelingt, je ressourcenschonender lässt sich die Produktivität in sich verändernden Rahmenbedingungen oder beim Auftreten neuer Erkenntnisse oder Hindernisse ausgestalten.
 
Zu einer funktionierenden agilen Steuerung gehört auch, dass die Kommunikation ebenfalls effizient organisiert wird, und zwar genau an die Stellen, wo die Informationen schnell benötigt werden. Nur die relevanten Zielgruppen sollten mit spezifischen, klaren Botschaften angesprochen werden, um unnötige Meetings, E-Mails oder Informationsüberlastung zu vermeiden. 

4. Wesentliche Entscheidungen dialogisch entwickeln

Bei komplexen Transformationsvorhaben handelt es sich um kooperationsabhängige Veränderungsprozesse. Vielfältige Perspektiven und Personengruppen müssen aufeinander abgestimmt sein, um die Transformation mit Blick auf den Gesamtkontext der Organisation voranzutreiben.  Wesentlich ist es, eine effektive dialogorientierte Kommunikationsarchitektur mit passgenauen Formaten aufzubauen, um die Kooperation mit Qualität auszustatten und lebendig zu halten.

Dialogische Formate dienen dazu die entscheidenden Fragen bzgl. neuer Lösungen zu bestimmen und effektiv und ressourcenschonend auszugestalten.  Auf diese Weise gelingt es Entscheidungen aus den unterschiedlichsten Perspektiven gut und damit umsetzungsförderliche auf den Weg zu bringen.

Das erspart sehr viel Nachbesserungsaufwand. Transformationen gelingen um so effektiver und damit auch ressourcenschonender, umso genauer der Impact auf die zu entwickelnde Lösung verstanden wird. Dies gelingt durch gemeinsame, perspektivenübergreifende Dialog-, Denk- und Lernprozesse.

5. Effizientes Wissensmanagement, gestützt durch digitale Tools, Automatisierung und KI

Ein aktives Wissensmanagement sollte darauf ausgerichtet sein Kompetenzlücken zu schließen, das verhindert unnötige Arbeit und hilft dabei Fehler zu vermeiden. Durch Wissensmanagement wird sichergestellt, dass Wissen optimal genutzt wird, ohne dass Mitarbeiter unnötig Zeit mit der Suche nach Informationen verbringen. Auch Analyse-Tools, die Daten auswerten sparen manuelle Arbeit und helfen fundierte Entscheidungen schneller zu treffen.

Effizientes Wissensmanagement kann auch bedeuten externe Experten optimal zu nutzen. Anstatt alle Aufgaben intern zu bewältigen, kann der gezielte Einsatz von externen Experten oder Beratern Ressourcen schonen, insbesondere wenn spezifisches Know-how benötigt wird. Kurzfristig externe Unterstützung in spezifischen Bereichen hinzuzuziehen, ist oft effizienter, als intern umfangreiche Schulungen oder Kapazitäten aufzubauen. Externe Experten können für besonders kritische Phasen des Projekts eingesetzt werden, um Engpässe zu vermeiden.

Fazit

In der Konklusion bedeutet das: Bei Transformationsvorhaben sollten Change Management-Skills genutzt werden, um Ressourcen durch

• eine klare Planung
• iterative Ansätze
• gezielte Kommunikation und die
• effiziente Nutzung von Technologien sowie Wissen zu schonen.

Indem in Projekten im Sinne eines ganzheitlichen Change flexibel und strategisch vorgegangen wird, können sie nicht nur den Veränderungsprozess verbessern, sondern auch erhebliche Einsparungen bei Zeit, Geld und Arbeitsaufwand erzielen.